Title Image

Privacy Statement

Dit privacy statement van Bureau &Rose legt uit wat we met jouw persoonsgegevens doen, ongeacht of we je helpen bij het vinden van een baan; onze relatie met je voortzetten nadat we een functie voor je hebben gevonden; een dienst aan je verlenen dan wel een dienst van je ontvangen; jouw gegevens gebruiken om je om assistentie te vragen met betrekking tot een van onze kandidaten, of als je onze website bezoekt.

  • We omschrijven in dit privacy statement welke activiteiten wij verrichten en met welk doel, hoe we in dat kader jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken en hoe we daarbij voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
  • Met het oog op relevante wetgeving op gegevensbescherming, (met inbegrip van maar niet beperkt tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU Verordening 2016/679) (de “AVG”)), is de verwerkingsverantwoordelijke, Bureau &Rose. gevestigd te Almere (hierna in dit privacy statement te noemen “Bureau &Rose” of “wij”). Te bereiken via telefoonnummer 036 – 841 09 58, per e-mail via info@enrose.nl en via de website https://enrose.nl.
  • Privacy is belangrijk voor ons; we verbinden ons ertoe jouw recht op privacy met betrekking tot de verwerking door ons van jouw gegevens te beschermen en te waarborgen.
  • Dit privacy statement is van toepassing op de persoonsgegevens die wij verwerken binnen de volgende categorieën: Kandidaten (waaronder in dit privacy statement worden begrepen: sollicitanten, vrijwilligers, stagiaires, bij cliënten geplaatste werknemers), cliënten, leveranciers, derden (met wie we contact op zouden kunnen nemen om meer te weten te komen over onze kandidaten, zoals referenties) en websitegebruikers.
  • Het is belangrijk je erop te wijzen dat het mogelijk is dat we dit privacy statement kunnen wijzigen. Wij verzoeken je deze pagina op onze website te bezoeken om op de hoogte te blijven van mogelijke veranderingen.
  • De algemene juridische grondslag waarop wij ons baseren voor de verwerking van persoonsgegevens is die voor zowel kandidaten, cliënten en leveranciers van het gerechtvaardigd belang. Verder baseren wij ons op de grondslag ‘noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst’ en ‘toestemming’, waar dit van toepassing is. De in dit privacy statement beschreven activiteiten zijn er op gericht je een zoveel mogelijk toegespitste en efficiënte dienst aan te bieden. Je hebt echter steeds het recht bezwaar te maken tegen onze verwerking van je persoonsgegevens op deze gronden.
  • Er is bij onze dienstverlening geen sprake van besluitvorming, die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerkingen zonder menselijke tussenkomst.
  • In bepaalde omstandigheden zijn we verplicht jouw toestemming te verkrijgen voor het verwerken van jouw persoonsgegevens met betrekking tot bepaalde activiteiten. Afhankelijk van wat we precies met jouw informatie doen, zal deze toestemming steeds zijn gebaseerd op basis van een actieve opt-in handeling van jou. Steeds geldt daarbij het volgende:
    • jouw toestemming moet vrij zijn gegeven, dus vrij van enige vorm van druk;
    • je moet weten waar je mee instemt – dus zorgen we ervoor dat we je voldoende informatie geven, onder meer in dit privacy statement;
    • je behoudt de controle over de verwerkende activiteiten waarvoor je toestemming geeft en de verwerkende activiteiten waarvoor je geen toestemming geeft;
    • je hebt altijd het recht om jouw toestemming voor deze activiteiten in te trekken door contact met ons op te nemen, of bijvoorbeeld door in een e-mail van ons een unsubscribe-link aan te klikken of een unsubscribe-checkbox aan te vinken
    • De toestemming die je op deze manier geeft of intrekt houden wij bij, tenzij je ons verzoekt al je gegevens te verwijderen of de wettelijke bewaartermijn is verstreken en wij niet langer gerechtigd zijn de gegevens te bewaren zonder jouw toestemming, die geldig is tot 1 jaar na verstrekking.
Beschrijving van verwerkingen van persoonsgegevens door Bureau &Rose

Hieronder hebben wij per categorie opgenomen, welke persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij deze verwerken, voor welke doelen wij deze nodig hebben, met wie wij mogelijk persoonsgegevens delen, en hoe wij de grondslag per categorie onderbouwen.

Kandidaatgegevens

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van kandidaten?
In het kader van onze dienstverlening worden van kandidaten persoonsgegevens vastgelegd. We leggen deze gegevens ook vast om jou als kandidaat informatie toe te sturen over vacatures, diensten, activiteiten of nieuws door Bureau &Rose. Hierbij wordt rekening gehouden met jouw voorkeuren. Jouw contactgegevens worden niet aan derde partijen ter beschikking gesteld voor marketingdoeleinden. Als je bezwaar hebt tegen het ontvangen van informatie, dan kun je je afmelden via onderstaande contactgegevens of via alle beschikbare afmeldmogelijkheden op onze websites.

Als je een profiel invult en/of ons een CV verstrekt, dan worden deze gegevens opgenomen in onze database en ter beschikking gesteld aan onze medewerkers. Je profiel wordt alleen ter beschikking gesteld aan onze klant indien je daarvoor toestemming hebt gegeven, bij voorbeeld in een sollicitatieprocedure. Om je de best mogelijke vacatures en mogelijkheden te kunnen bieden die optimaal op jou zijn afgestemd, is het nodig dat we bepaalde informatie over je verwerken. We vragen je uitsluitend om details die van belang zijn voor onze dienstverlening, zoals jouw naam, leeftijd, contactgegevens, details over jouw opleiding, arbeidsverleden, omstandigheden en interesses (en uiteraard kunt je er zelf voor kiezen om nog meer relevante informatie met ons te delen). Wij vertrouwen erop dat je je gegevens op eigen initiatief up‐to‐date houdt en dat minimaal iedere zes (6) maanden doet, in het bijzonder als je contactgegevens gewijzigd zijn.

Deze informatie is vereist om als kandidaat ingeschreven te kunnen worden:

  • E-mail adres
  • (Roep)naam

De volgende informatie is optioneel:

  • Achternaam
  • Geslacht (M/V)
  • Geboortedatum
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer
  • LinkedIn profiel
  • Curriculum vitae informatie over opleiding, stages en werkervaring, arbeidsverleden, persoonlijke informatie
  • Vacature categorie (b.v. HR, finance, management etc)
  • Dienstverband categorie (vast/tijdelijk/stage/vrijwilliger)
  • Vragen/opmerkingen

Regelmatig ontvangen wij in het CV van kandidaten of in gesprekken of per e-mail ongevraagd persoonlijke gevoelige informatie, zoals bijvoorbeeld:

  • Sekse/gender;
  • Pasfoto in CV
  • Presentatie (vlog) filmpje (link naar o.a. vimeo, youtube)
  • Godsdienst (evt. n.a.v. grondslag in advertenties klant)
  • Leeftijd
  • Nationaliteit, staatsburgerschap, geboorteplaats
  • Burgerlijke staat
  • Eventuele kinderen (met leeftijden en namen)
  • Hobby’s
  • Links naar Social media profielen (LinkedIn, Facebook)
  • Gegevens over testen, cursussen en diploma’s, opleidingsgegevens
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof
  • Referenties, referentiedetails, en getuigschriften in het kader van de geschiktheid
  • Werkvergunning nodig of niet
  • Details over jouw huidige salaris, pensioenen en voordeelregelingen;
  • Informatie over jouw interesses en behoeften met betrekking tot toekomstig werk, beide zowel direct als indirect verzameld, bijvoorbeeld uit bekeken vacatures, of artikelen die je op onze website gelezen hebt;
  • Aanvullende informatie die je aan ons vertelt;
  • Aanvullende informatie die wordt verstrekt door de door jou aan ons opgegeven referenties.

Bovengenoemde informatie minimaliseren wij waar mogelijk; echter alle informatie die aan ons is verstrekt in cv’s of andere elektronische communicatie laten wij intact. Door deze informatie of referenties aan ons te verstrekken stem je daar mee in. Wij mogen je BSN, kopie rijbewijs en/of paspoort/identiteitsbewijs niet verwerken en verzoeken je dus deze informatie niet aan ons te verstrekken.

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens van kandidaten?
We verzamelen persoonsgegevens van kandidaten hoofdzakelijk op drie manieren:

  1. Persoonsgegevens die je ons verstrekt
    Om jou de dienstverlening te kunnen bieden die optimaal op jou is afgestemd, heeft Bureau &Rose bepaalde informatie over jou nodig. Daarmee zijn we in staat je te voorzien van de voor jou meest kansrijke mogelijkheden. Er zijn tal van manieren waarop je informatie met ons kunt delen, bijvoorbeeld:

    • Het achterlaten van je gegevens op de website van Bureau &Rose of via een sollicitatieformulier, als onderdeel van het aanmeldproces;
    • Het mailen van je cv aan een medewerker van Bureau &Rose of geïnterviewd worden;
    • Invoeren van jouw persoonlijke details op een website die onder Bureau &Rose valt; of
    • Het volgen, posten of liken van berichten op social media waarop Bureau &Rose actief is, zoals LinkedIn, Facebook, Twitter, Google+,
    • Het inschrijven via berichten services zoals onze mailinglijst.
  2. Persoonsgegevens die we van derden ontvangen
    We ontvangen tevens persoonsgegevens over onze kandidaten van andere bronnen. Afhankelijk van de relevante omstandigheden zou dit kunnen gaan om persoonsgegevens die in de volgende situaties ontvangen zijn:

    • Van je referentiepersoon;
    • Van onze cliënten;
    • Als je ons op LinkedIn volgt of met ons Linkt, op Facebook ‘liket’ of ons op Twitter ‘volgt’, dan ontvangen we jouw persoonlijke informatie van deze platforms.
    • We kunnen informatie vergaren door op openbare bronnen van derden naar kandidaten te zoeken, zoals op LinkedIn en andere vacaturesites;
  3. Persoonsgegevens die we automatisch verzamelen
    Wanneer je onze website bezoekt of een mail van ons leest of aanklikt, is het mogelijk dat we, tevens bepaalde gegevens automatisch verzamelen, of dat we deze verzamelen omdat je ons deze met toestemming verstrekt. Zie voor verdere informatie over de verwerking van gegevens via de website ons https://enrose.nl/disclaimer.

Waarvoor hebben wij de persoonsgegevens van kandidaten nodig?
De belangrijkste reden voor het gebruiken van jouw persoonlijke gegevens is om je te helpen werk of andere functies te vinden die bij je zouden kunnen passen. Hoe meer informatie we over je, jouw vaardigheden en ambities hebben, hoe beter we onze diensten op je af kunnen stemmen.

Met wie delen we de persoonsgegevens van kandidaten?
We zullen jouw informatie in hoofdzaak delen met mogelijke werkgevers om zo jouw kansen te vergroten om de baan te vinden die je wilt.
Rechtsgrond voor het verwerken van gegevens van kandidaten
Omdat je bij je inschrijving jouw gegevens aan ons verstrekt hebt om voor jou een baan of een inzet-opdracht te vinden, gaan wij ervan uit dat je ons daarmee toestemming verleent om jouw gegevens te verzamelen en jouw persoonsgegevens te gebruiken om je, op basis van de gebruiksvoorwaarden op onze website, onze recruitmentdiensten aan te bieden of leveren, deze gegevens te delen met potentiële werkgevers en jouw vaardigheden te toetsen aan onze vacaturebank.

Cliëntgegevens

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van cliënten?
Ben je een klant van Bureau &Rose, dan is het nodig dat we informatie over jou of personen binnen jouw organisatie verwerken terwijl we je diensten verlenen zoals het vinden van kandidaten die bij jouw organisatie passen. De hoeveelheid gegevens die we over cliënten verzamelen is in feite zeer beperkt. Over het algemeen hebben we alleen jouw contactgegevens nodig, of de gegevens van individuele contactpersonen binnen de organisatie (zoals hun namen, telefoonnummers en e-mailadressen) om ervoor te zorgen dat onze relatie soepel verloopt.

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens van cliënten?
We verzamelen persoonsgegevens van cliënten op drie manieren:

  1. Persoonsgegevens die we direct van jou ontvangen
    We delen hetzelfde doel – zorgen dat je het best mogelijke personeel voor jouw organisatie werft. We ontvangen op twee manieren gegevens direct van je:

    • Indien je proactief contact met ons opneemt, doorgaans per telefoon of e-mail; en/of
    • Indien wij contact met jou opnemen, ofwel per telefoon ofwel per e-mail, of via meer in het algemeen via de commerciële activiteiten van onze medewerkers.
  2. Persoonsgegevens die we van derde of andere bronnen ontvangen
    Het is mogelijk dat we meer informatie over je of jouw collega’s zoeken via andere bronnen, over het algemeen via marktonderzoek of andere vormen van marketingintelligentie, waaronder:

    • Via marktonderzoek van een derde partij en/of het analyseren van online en offline media (hetgeen we zelf zouden kunnen doen, maar waarvoor we ook een andere organisatie zouden kunnen inhuren);
    • Via een deelnemerslijst op relevante evenementen; en
    • Via een beperkt aantal andere bronnen en derden (bijvoorbeeld via onze kandidaten voor zover ze ons jouw gegevens verstrekken om als referentiepersoon voor hen op te treden).
  3. Persoonsgegevens die we via onze website verzamelen
    Wanneer je onze website bezoekt of een mail van ons leest of aanklikt is het mogelijk dat we bepaalde gegevens automatisch verzamelen, of dat we deze verzamelen omdat je ons deze verstrekt. Zie voor verdere informatie over de verwerking van gegevens via de website ons https://enrose.nl/disclaimer.

Waarvoor hebben wij de persoonsgegevens van cliënten nodig?
De belangrijkste reden voor het gebruiken van gegevens van cliënten is ervoor te zorgen dat de contractueel overeengekomen afspraken tussen ons correct kunnen worden nagekomen zodat de relatie soepel verloopt. Het kan gaan om het communiceren over kandidaten van wie we denken dat ze bij jou of jouw organisatie passen en die we graag aan je willen voorstellen.

Met wie delen we de persoonsgegevens van cliënten?
We zullen jouw gegevens uitsluitend verwerken om de met jou contractueel overeengekomen afspraken te kunnen nakomen om er voor te zorgen dat we je een geschikte pool van kandidaten aanbieden.

Rechtsgrond voor het verwerken van gegevens van cliënten
Om te kunnen garanderen dat we je de best mogelijke dienst verlenen slaan we jouw persoonsgegevens en/of persoonsgegevens van individuele contacten binnen jouw organisatie op en houden we verslagen bij van onze gesprekken, bijeenkomsten, geregistreerde vacatures en plaatsingen. Van tijd tot tijd kunnen we je vragen deel te nemen aan een klanttevredenheidsonderzoek. Dit gebruik is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst; daarnaast hebben wij daarbij een gerechtvaardigd belang om onze recruitmentdiensten te kunnen uitvoeren.

Leveranciersgegevens

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van leveranciers?
We hebben over onze leveranciers nodig om ervoor te zorgen dat de zaken soepel verlopen. We hebben contactgegevens van relevante personen binnen jouw organisatie nodig zodat we met je kunnen communiceren, zoals namen, telefoonnummers en e-mailadressen. Tevens hebben we andere informatie van je nodig, zoals jouw bankgegevens, zodat we je kunnen betalen voor de diensten die je verleent (indien dit onderdeel is van de contractuele overeenkomsten tussen ons). Het is mogelijk dat we tevens aanvullende informatie opslaan die iemand binnen jouw organisatie met ons gedeeld heeft; wij doen dat alleen indien dit relevant is voor het onderhouden van de leveranciersrelatie.

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens van leveranciers?
We verzamelen jouw persoonsgegevens tijdens onze samenwerking.

Waarvoor hebben wij de persoonsgegevens van leveranciers nodig?
De belangrijkste reden voor het gebruiken van jouw persoonsgegevens is ervoor te zorgen dat de contractueel overeengekomen afspraken tussen ons correct kunnen worden nagekomen zodat de relatie soepel verloopt.

Rechtsgrond voor het verwerken van gegevens van leveranciers
We gebruiken en slaan de persoonsgegevens van individuele personen binnen jouw organisatie onder de rechtsgrond het uitvoeren van de overeenkomst om het ontvangen van jouw diensten als een van onze leveranciers te faciliteren.

Derden die ons informatie over kandidaten verstrekken, zoals referenties

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van derden, zoals referenties?
We vragen uitsluitend om zeer basale contactgegevens, zodat we contact met je kunnen opnemen voor een referentie. Alles wat we nodig hebben van referentiepersonen is bevestiging van wat je reeds weet over onze kandidaat, zodat deze de baan die hij/zij graag wil hebben kan bemachtigen. Om een referentiepersoon te bevragen, hebben we de contactgegevens van de referentiepersoon nodig (zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer).

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens van derden, zoals referenties?
We verzamelen jouw contactgegevens uitsluitend wanneer een kandidaat of personeelslid jouw naam opgeeft als referentiepersoon.

Waarvoor hebben wij de persoonsgegevens van derden, zoals referenties, nodig?
We gebruiken de persoonsgegevens van referenties om onze kandidaten te helpen een passende baan te vinden. Als we hun details en kwalificaties kunnen verifiëren, kunnen we ervoor zorgen dat ze goed gematcht worden aan potentiële werkgevers.

Rechtsgrond voor het verwerken van gegevens van derden, zoals referenties
Als een kandidaat of aspirant-personeelslid je heeft opgegeven als een van zijn referenties, dan gebruiken we jouw persoonsgegevens om contact met je op te kunnen nemen voor een referentie. Dit is onderdeel van procedure voor kwaliteitsgarantie en daarom achten wij dit noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen als een organisatie die recruitmentdiensten aanbiedt.

 

Hoe beschermen we jouw persoonsgegevens?

Het beschermen van jouw informatie is belangrijk voor ons. Daarom hebben we de nodige maatregelen getroffen die erop gericht zijn ongeautoriseerde toegang tot en misbruik van jouw persoonsgegevens te voorkomen. Wij hebben geborgd dat je gegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers waarvoor het noodzakelijk is voor onze dienstverlening die daadwerkelijk toegang tot de informatie nodig hebben. Op onze medewerkers rust ook een geheimhoudingsverplichting ook van jouw persoonsgegevens. Deze beveiligingsmaatregelen zijn gebaseerd op ons privacystatement en wordt regelmatig geëvalueerd en waar nodig aangepast.

Hoelang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Zodra je je persoonsgegevens aan ons verstrekt voor een sollicitatieprocedure, vernietigen wij deze binnen vier (4) weken na afronding van de sollicitatieprocedure omdat deze daarna niet meer noodzakelijk zijn, tenzij je ons bij je inschrijving toestemming hebt verleend je gegevens voor de duur van een (1) jaar te bewaren. Indien je ons verzoekt je persoonsgegevens te verwijderen, of als we gedurende een periode van 1 jaar geen betekenisvol contact met je hebben gehad, zullen we jouw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderen. De persoonsgegevens van cliënten en/of leveranciers zullen wij verwijderen zodra deze niet meer nodig zijn voor het leveren van de dienstverlening, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om deze langer te bewaren.

Hoe krijg je toegang tot, wijzig je of trek je persoonsgegevens die je met ons gedeeld had in?

Je hebt ter bescherming van je persoonsgegevens verschillende wettelijke rechten met betrekking tot deze gegevens. Om hierover met ons te spreken, vragen wij je contact met ons op te nemen. We doen ons best onverwijld op jouw verzoek te reageren. Houd er rekening mee dat we mogelijk een verslag van onze communicatie met je bewaren om ons te helpen mogelijke problemen die je opwerpt op te lossen.

Recht op het intrekken van toestemming

Wanneer we jouw toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken voor bepaalde activiteiten (bijvoorbeeld om jouw geschiktheid voor bepaalde functies te toetsen) of om je advertenties te sturen hebben verkregen, heb je het recht op elk gewenst moment jouw toestemming in te trekken.

Verzoek van betrokkene tot toegang tot gegevens

Je hebt op elk moment het recht ons te vragen welke informatie we over je bewaren en kunt je ons vragen deze informatie aan te passen of bij te werken. In zo’n geval kunnen we aan jouw verzoek voldoen, of, in aanvulling daarop een van de volgende dingen doen:

  • We zouden je kunnen vragen jouw identiteit te verifiëren, of vragen om meer informatie over jouw verzoek; en
  • Waar we daar wettelijk het recht toe hebben, zouden we jouw verzoek kunnen afwijzen. In dat geval zullen we altijd uitleggen waarom we dat doen.
Recht op verwijdering

In bepaalde gevallen heb je het recht ons te verzoeken jouw persoonsgegevens te “wissen”. We zullen binnen 30 dagen op jouw verzoek reageren (hoewel we in bepaalde gevallen deze periode zouden mogen verlengen) en zullen het alleen met je oneens zijn indien bepaalde beperkende voorwaarden van toepassing zijn. Indien we akkoord gaan met jouw verzoek, zullen we jouw gegevens verwijderen, maar nemen we over het algemeen aan dat je wilt dat we jouw naam noteren op een lijst met personen die er de voorkeur aan geven niet door ons benaderd te worden. Op deze wijze minimaliseren we de kansen dat in de toekomst contact met je opgenomen wordt mochten jouw gegevens in op zichzelf staande omstandigheden verzameld worden. Indien je liever niet hebt dat we dit doen, kunt je dit aangeven.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Indien je wenst, heb je het recht om jouw data van ons aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. We zullen je hierbij helpen – ofwel door de gegevens als je dit vraagt direct voor je over te dragen, ofwel door je te voorzien van een kopie in een veel gebruikt machinaal leesbaar formaat.

Recht op bezwaar en klacht

Als we jouw gegevens verwerken omdat wij dit noodzakelijk achten voor onze gerechtvaardigde belangen, zonder dat er sprake is van toestemming of een uitvoering van een overeenkomst, en je het hier niet mee eens bent, dan heb je het recht om hiertegen bezwaar te maken. We zullen binnen 30 dagen op jouw bezwaar reageren. Ook heb je, als daarvoor aanleiding bestaat, het recht om een klacht bij ons in te dienen over de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Wij zullen je dan zo spoedig mogelijk gemotiveerd antwoord geven.

Recht op het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit

Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer details hierover vind je bij de contactdetails hieronder.

Contact details

Bureau &Rose is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Via deze contactgegevens kun je contact opnemen om:

  • toegang te krijgen tot jouw persoonsgegevens die je ons verstrekt hebt of;
  • deze te wijzigen of in te trekken;
  • het indienen van klachten, of indien je misbruik of verlies van of ongeautoriseerde toegang tot persoonlijke informatie van jou en/of andere personen vermoedt;
  • om jouw toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in te trekken (wanneer toestemming de juridische grond is waarop we jouw persoonsgegevens verwerken);
  • opmerkingen of suggesties met betrekking tot dit privacy statement.

Laatste wijziging: mei 2018.